仅5分钟，将数千条打卡记录做成考勤统计表
工作中经常会遇到从几千条记录中提取统计结果报表的需求，如果不掌握点化繁为简的技术，哭都来不及了！
就拿很多企业都有的员工打卡记录来说吧，每个员工会在不同时段打卡，有的人还经常多次重复打卡，你既要按照时段区分出哪些是上班卡，哪些是下班卡，还要进行多次打卡的排重处理，怎么办才能兼顾所有要求搞定问题呢？
看完本教程，你就能多掌握一个化腐朽为神奇的大招。
更多Excel函数的系统提升，本文后面会给出技术知识点大纲。
看完教程还想进一步系统学习的同学，长按下图，识别二维码参加Excel特训营。
更多不同内容、不同方向的Excel视频课程
长按识别二维码↓获取
（长按识别二维码）
一、数千条打卡记录数据源及结果展示
咱们先来看一下6月份的数据源，包含各个员工在每天的多次打卡记录。
每人每天打卡次数不固定，有可能一个时段内多次打卡，也可能某个时段缺卡没有打卡记录，见下图所示。
将上述数千条打卡记录按本文教程所授方法处理，仅需5分钟，即可得到所有员工当月的考勤统计表，如下图所示。
二、业务目的及思路构建
处理任何问题，动手之前先构建思路，然后选择最合适的方法，最后才是动手落地执行。
拿这个案例来说，至少分为三步处理：
1、将零散的打卡记录按企业规定，归属到对应的打卡区间，标识出早上打卡、中午打卡、晚上打卡；
2、将整月各员工每天的打卡标识合并同类项，双条件分类汇总统计，一个条件是按打卡区间分类汇总、一个条件是按天分类汇总；
3、将上述中间结果处理为想要的统计结果，比如每天有打卡记录的位置用√标识，缺卡处留空白等。
思路捋顺之后，再选择最合适的方法按思路步步拆解，用到的技术包含函数公式、数据透视表等，具体见下文步骤说明。
三、将打卡时间自动归类到打卡时段
由于数据源中C列的打卡时间很零散，首先要根据企业规定归类。
企业打卡规定如下：
1、一天分为3个打卡区间分别打卡
2、打卡区间划分如下：
（1）早9:30前：早上打卡
（2）午12:00至13:30：中午打卡
（3）晚16:30后：晚上打卡
3、其余时间段打卡无效。
在D列添加辅助列，输入下列公式。
=IF(C2<=VALUE("09:30"),"早上打卡",IF(AND(C2>=VALUE("12:00"),C2<=VALUE("13:30")),"中午打卡",IF(C2>=VALUE("16:30"),"晚上打卡","")))
这样就可以把C列的打卡时间自动归类，对应到早上打卡、中午打卡、晚上打卡，没在指定打卡时段的无效打卡就返回空。如下图所示。
将数据源规范整理好以后，继续下一步，将数据按需求分类汇总统计。
四、多条件合并同类项及分类汇总统计
在规范打卡记录数据源的基础上使用数据透视表批量分类汇总。
透视表布局如下所示。
筛选有效打卡区间，设置日期自定义格式为d，将2019/6/1显示为1，取消姓名分类汇总行，效果如下所示。
这时每个员工在每天的各时段打卡次数已经统计出来了，还需要进一步转换显示效果。
五、报表显示效果转换及美化方法
在数据透视表中设置数字格式，自定义格式代码如下所示。
[>=1]√;G/通用格式
转换后，数据透视表效果如下所示。
为了快捷筛选，可以插入切片器，按姓名或者按打卡区间快速切换报表布局。
如果你想重点查看早上打卡情况，可以借助切片器快速使报表仅显示对应数据。
这样就将数千条零散的打卡记录做成想要的考勤统计表了，以后每月数据源更新后，刷新透视表即可自动更新结果。
微信扫一扫 